Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Conformément au règlement (UE) 2016/679, règlement général sur la protection des données (RGPD), et à la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques (LOPDGDD), nous vous informons que le responsable du traitement des données personnelles collectées sur ce site est :

Responsable

Koldo Asueta Etxegibel y Otro, C.B.

Nom commercial

Konai

Contact pour la protection des données

legal@konai.es

Les autres données d’identification du titulaire, y compris son adresse, figurent dans les mentions légales.

2. Données que nous traitons

Nous ne traitons que les données que vous nous fournissez directement ou qui sont générées lorsque vous utilisez le site et la démonstration téléphonique :

• Formulaire de contact : nom, adresse e-mail, nom et taille de votre entreprise, ce que vous aimeriez optimiser, votre fonction dans l’entreprise, le texte de votre demande et, si vous les indiquez, le numéro fiscal (CIF) de votre entreprise et le moment qui vous convient pour échanger.
• Courriels que vous nous envoyez : votre adresse et le contenu du message et, le cas échéant, des pièces jointes.
• Démonstration téléphonique : le numéro depuis lequel vous appelez ainsi que l’enregistrement et la transcription de la conversation avec l’agent d’intelligence artificielle. Au début de l’appel, l’agent vous informe qu’il est un assistant d’intelligence artificielle, que l’appel est enregistré pour vous répondre et améliorer le service, et que cette politique est disponible sur konai.es/privacidad.
• Fiche de client potentiel : uniquement si, à la fin de l’appel, vous acceptez que nous vous recontactions. Dans ce cas, nous notons votre numéro de téléphone et, si vous nous les indiquez, votre nom et votre entreprise, ainsi que le motif de l’appel, un résumé de la conversation et notre évaluation de la façon dont nous pouvons vous aider, avec la date et la version de l’avertissement que vous avez entendu. Si vous n’acceptez pas, nous ne conservons aucune fiche.
• Données techniques de navigation : celles dont le serveur a besoin pour vous afficher le site, comme l’adresse IP, le type de navigateur et la page demandée. Lorsque vous envoyez le formulaire ou demandez le numéro de la démonstration, votre adresse IP sert aussi à limiter le nombre de demandes : elle n’est pas enregistrée en clair et elle est effacée au bout de 10 minutes.
• Vérification anti-robots : uniquement lorsque vous envoyez le formulaire ou demandez le numéro de la démonstration, un service de vérification contrôle que c’est une personne et non un programme automatique. Pour cela, il analyse des données techniques de votre connexion et de votre navigateur, comme l’adresse IP et le type de navigateur. Elles ne servent ni à vous identifier ni à aucune autre fin.
• Données d’utilisation du site : la page que vous visitez, la page d’où vous venez, le type de navigateur et d’appareil, le pays et les temps de chargement. Elles sont mesurées sans cookies, sans rien enregistrer dans votre navigateur, et ne sont utilisées que de façon agrégée, sans vous identifier.

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données. Merci de ne pas les inclure dans vos messages ni dans la conversation avec l’agent de la démonstration.

Le site et la démonstration s’adressent aux entreprises et aux professionnels. Nous ne traitons pas sciemment de données de mineurs de moins de 14 ans.

3. Finalités

• Répondre à votre demande reçue par le formulaire ou par courriel, vous confirmer par courriel que nous l’avons reçue et, si vous nous le demandez, préparer et vous envoyer une proposition de services.
• Traiter votre appel à la démonstration téléphonique etexaminer les conversations pour améliorer le service.
• Évaluer comment nous pouvons vous aider et vous recontacter, uniquement si, à la fin de l’appel, vous nous dites expressément que vous souhaitez être recontacté.
• Garantir la sécurité et le fonctionnement du site et le protéger contre les usages automatisés, comme l’envoi automatisé de formulaires ou l’obtention automatisée du numéro de la démonstration.
• Comprendre comment le site est utilisé, grâce à des statistiques de visites agrégées, pour améliorer ses contenus et ses performances.

Nous ne vous envoyons pas de communications commerciales et ne vous appelons pas sans votre consentement exprès, et nous ne faisons jamais de prospection à froid. Nous n’établissons pas de profils à des fins publicitaires.

4. Bases juridiques

• Formulaire et courriel : votre consentement (article 6.1.a du RGPD), que vous donnez en envoyant votre demande et que vous pouvez retirer à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement antérieur. Lorsque vous nous demandez une proposition, l’exécution de mesures précontractuelles à votre demande (article 6.1.b du RGPD).
• Sécurité du site, y compris la vérification anti-robots : notre intérêt légitime à protéger le site et ses systèmes contre les usages abusifs et automatisés (article 6.1.f du RGPD).
• Statistiques d’utilisation : notre intérêt légitime à savoir, de façon agrégée et sans vous identifier, comment le site est utilisé afin de l’améliorer (article 6.1.f du RGPD). Vous pouvez vous y opposer en nous écrivant ou en bloquant la mesure dans votre navigateur.

• Démonstration téléphonique : pour traiter l’appel, votre consentement, que vous donnez en poursuivant l’appel après l’avertissement (article 6.1.a du RGPD). Pour examiner les conversations et améliorer le service, notre intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD). Vous pouvez vous opposer à cet examen pendant l’appel, en le disant à l’agent, ou plus tard, en nous écrivant, et nous demander la mise en balance de cet intérêt légitime à legal@konai.es.
• Fiche de client potentiel et contacts commerciaux ultérieurs : votre consentement exprès (article 6.1.a du RGPD), que vous donnez en répondant oui lorsque l’agent vous demande, à la fin de l’appel, si vous souhaitez être recontacté. Vous pouvez le retirer à tout moment.

Les données demandées dans le formulaire sont nécessaires pour répondre à votre demande. Si vous ne les fournissez pas, nous ne pourrons pas vous répondre par ce biais, mais vous pouvez toujours nous écrire directement par courriel.

5. Durées de conservation

• Formulaire de contact et courriels : 24 mois au maximum à compter du dernier contact.
• Démonstration téléphonique : l’audio et la transcription de chaque appel sont conservés14 jours calendaires et sont supprimés à l’issue de ce délai.
• Fiche de client potentiel : 12 mois à compter du dernier contact, puis elle est supprimée. L’audio et la transcription complète de la conversation ne sont conservés que pendant les14 jours indiqués ci-dessus.
• Si nous signons un contrat : les données nécessaires à la relation sont conservées pendant sa durée et, ensuite, pendant les délais de prescription des responsabilités légales qui pourraient en découler.

Les journaux techniques du serveur sont conservés le temps strictement nécessaire pour garantir la sécurité du site. Le registre qui limite les envois du formulaire et les demandes du numéro de la démonstration est effacé au bout de 10 minutes. Si un envoi du formulaire échoue, le journal de l’erreur, qui peut contenir les données envoyées, n’est conservé que le temps nécessaire pour la résoudre. Les statistiques d’utilisation sont agrégées et ne permettent pas de vous identifier.

À l’issue de ces délais, les données sont supprimées ou, lorsque la loi l’exige, conservées bloquées à la disposition des autorités compétentes pendant le délai de prescription des éventuelles responsabilités.

6. Destinataires et sous-traitants

Nous ne cédons pas vos données à des tiers, sauf obligation légale. Pour fournir nos services, nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte, en tant que sous-traitants, dans les catégories suivantes :

• Téléphonie.
• Plateforme d’agents vocaux, y compris ses services de voix, de transcription et d’intelligence artificielle.
• Hébergement et diffusion du site, y compris la mesure d’audience sans cookies et la vérification anti-robots.
• Plateformes d’automatisation des processus, comme l’envoi du formulaire de contact ou l’enregistrement des fiches de clients potentiels.
• Services d’intelligence artificielle qui résument les appels de la démonstration.
• Tableurs en ligne, où nous tenons le registre des clients potentiels.
• Messagerie et bureautique.

Conformément à l’article 28 du RGPD, les sous-traitants ne peuvent traiter les données que selon nos instructions, avec les garanties appropriées et pour fournir le service confié. Le service de vérification anti-robots traite en outre certaines de ces données techniques pour son propre compte, en tant que responsable, afin d’assurer la sécurité de son propre service.

7. Transferts internationaux

Certains de nos prestataires peuvent traiter des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen, principalement aux États-Unis. Dans ce cas, le transfert repose sur la décision d’adéquation de la Commission européenne pour les entreprises adhérant au cadre de protection des données UE-États-Unis ou sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Vous pouvez demander des informations sur ces garanties en écrivant à legal@konai.es.

8. Vos droits

Concernant vos données personnelles, vous pouvez exercer les droits suivants :

• Accès : savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie.
• Rectification : corriger les données inexactes ou compléter les données incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de vos données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou que vous retirez votre consentement, entre autres cas.
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime. Pour la démonstration téléphonique, vous pouvez aussi le faire pendant l’appel, en le disant à l’agent.
• Limitation : demander que nous conservions vos données sans les traiter, dans les cas prévus à l’article 18 du RGPD.
• Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé, ou que nous les transmettions à un autre responsable.
• Retrait du consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement antérieur.
• Ne pas faire l’objet de décisions automatisées produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative. Nous ne prenons pas de décisions de ce type.

Comment les exercer

Écrivez-nous à legal@konai.es en indiquant le droit que vous souhaitez exercer. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons vous demander des informations complémentaires pour la confirmer.

L’exercice des droits est gratuit. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois si nécessaire compte tenu de sa complexité ou du nombre de demandes ; dans ce cas, nous vous informerons de la prolongation au cours du premier mois (article 12.3 du RGPD).

9. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (AEPD), C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, ou via son site électronique aepd.es. Nous vous remercions de nous en informer d’abord à legal@konai.es, afin d’essayer de résoudre le problème.

10. Mesures de sécurité

Conformément à l’article 32 du RGPD, nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données et éviter leur perte, leur altération ou un accès non autorisé. Notamment :

• Accès aux données limité aux deux associés.
• Authentification à deux facteurs sur les comptes.
• Sauvegardes.
• Chiffrement des communications en transit.

11. Intelligence artificielle

Lors de la démonstration téléphonique, c’est Ane, un agent d’intelligence artificielle, qui vous répond. Au début de l’appel, il vous informe qu’il est un assistant d’intelligence artificielle et que l’appel est enregistré. Si, à la fin, vous acceptez que nous vous recontactions, un résumé de la conversation est préparé et nous l’utilisons pour évaluer comment vous aider : cette évaluation sert uniquement à décider ce que nous vous proposons et ne produit jamais d’effets juridiques à votre égard ni ne vous affecte de manière significative. Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard.

12. Exactitude des données

Vous garantissez que les données que vous nous fournissez sont exactes et vous concernent, et vous vous engagez à nous informer de tout changement. Si vous nous fournissez des données d’autres personnes, vous devez avoir leur autorisation et les informer du contenu de cette politique.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour l’adapter aux évolutions de la réglementation ou de nos traitements. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.